Dans un environnement professionnel en mutation permanente, la formation est devenue un enjeu stratégique. Pour exercer légalement et accéder aux principaux financements, un organisme de formation doit obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA). Délivré par la DREETS, ce numéro atteste de votre enregistrement en tant que prestataire de formation professionnelle et conditionne une grande partie de votre développement commercial.
Ce guide explique de façon pratique à quoi sert le NDA, qui est concerné, comment l’obtenir étape par étape, quels sont les risques en cas d’activité non déclarée et comment l’articuler avec les dispositifs de financement et la certification Qualiopi.
Comprendre le numéro de déclaration d’activité (NDA) : base légale et portée pratique
Définition du numéro de déclaration d’activité et obligations associées
Le numéro de déclaration d’activité (NDA) organisme formation est un identifiant administratif attribué par les services de l’État à tout prestataire qui déclare exercer une activité de formation professionnelle continue. Il figure sur le récépissé de déclaration d’activité délivré par la DREETS (ex-DIRECCTE) et doit être mentionné sur vos conventions, contrats et factures de formation.
Le NDA ne constitue ni un agrément ni un label qualité. Il atteste que votre structure est enregistrée comme prestataire de formation professionnelle au sens du Code du travail (articles L.6351-1 et suivants). Il permet à l’administration de suivre l’utilisation des fonds consacrés à la formation, de contrôler la réalité des actions réalisées et de vérifier le respect des règles applicables : existence d’un programme formalisé, suivi des stagiaires, bilans pédagogiques et financiers, traçabilité des financements.
Obtenir un NDA implique donc le respect d’un certain nombre d’obligations, notamment :
- déclarer chaque année votre activité via le bilan pédagogique et financier (BPF) ;
- conserver les pièces justificatives (conventions, feuilles d’émargement, évaluations, attestations de présence, factures) en cas de contrôle ;
- proposer des actions qui entrent réellement dans le champ de la formation professionnelle continue : objectifs identifiés, moyens pédagogiques adaptés, encadrement, évaluation des acquis.
Sans ce numéro, vous ne pouvez pas être reconnu comme organisme de formation au sens légal, même si vous animez déjà des sessions en interne ou pour des clients.
Qui doit obligatoirement disposer d’un NDA ?
Le NDA est obligatoire dès lors que vous facturez une action relevant de la formation professionnelle continue. Sont notamment concernés :
- les organismes de formation (sociétés, associations, indépendants) qui vendent des formations inter ou intra-entreprise ;
- les entreprises qui créent un centre de formation interne et facturent des actions à une autre entité du groupe ;
- les consultants formateurs indépendants qui concluent des conventions ou contrats de formation ;
- les structures proposant des bilans de compétences ou des actions de VAE entrant dans le champ de la formation professionnelle.
À l’inverse, un partage d’expertise ponctuel ou du coaching informel, sans convention de formation ni financement dédié, ne relève pas automatiquement de cette réglementation. En revanche, dès que vous émettez une facture de formation, l’administration considère que vous exercez une activité de prestataire de formation et que vous devez disposer d’un numéro de déclaration d’activité.
Cette obligation s’applique aussi bien aux acteurs privés qu’aux structures publiques. Le nombre de prestataires déclarés auprès du ministère du Travail (DARES) illustre l’ampleur du champ couvert par ce dispositif.
Les principaux avantages du NDA pour un organisme de formation
Au-delà du respect de la loi, le NDA constitue un levier de crédibilité et de développement pour un organisme de formation.
- Crédibilité vis-à-vis des clients et financeurs : afficher votre NDA rassure immédiatement vos interlocuteurs (services RH, directions achats, OPCO, financeurs publics). Ils savent que vous êtes identifié par l’État, que votre activité est tracée et que vous pouvez être contrôlé.
- Accès aux financements : le NDA est indispensable pour que vos formations puissent être financées par des fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, régions, Pôle emploi, etc.). Sans ce numéro, vos clients obtiendront difficilement une prise en charge, ce qui réduit fortement votre attractivité.
- Participation aux appels d’offres : dans la plupart des appels d’offres publics ou privés, le numéro de déclaration d’activité est exigé dans le dossier de candidature. Il conditionne ensuite l’accès à d’autres démarches structurantes (certification qualité, référencement auprès des financeurs, partenariats).
En pratique, pour travailler avec des entreprises structurées et des financeurs institutionnels, disposer d’un NDA devient rapidement un prérequis.
NDA, NDA CFA, NDA apprentissage : quelles différences ?
On distingue plusieurs usages du numéro de déclaration d’activité, selon le type d’actions menées :
- Le NDA « classique » concerne les organismes de formation qui interviennent en formation professionnelle continue (salariés, demandeurs d’emploi, dirigeants non-salariés). Il est délivré par la DREETS du lieu du siège social ou de l’établissement principal.
- Le NDA CFA / NDA apprentissage vise les centres de formation d’apprentis (CFA) et, plus largement, les organismes qui dispensent des actions d’apprentissage relevant de la formation initiale sous statut d’apprenti. Ces structures doivent se déclarer et respecter des règles spécifiques liées, par exemple, aux contrats d’apprentissage, aux référentiels de certification et aux relations avec les branches professionnelles.
Dans les deux cas, il s’agit bien d’un numéro de déclaration d’activité, mais les obligations et contrôles ne portent pas sur les mêmes dispositifs (formation continue d’un côté, apprentissage de l’autre). Un même organisme peut cumuler plusieurs types d’activités (formation continue, apprentissage, bilan de compétences, VAE). Il est alors important de préciser clairement, dans vos documents commerciaux et vos conventions, quelles actions sont couvertes par quel NDA.
Risques encourus en cas d’activité de formation sans NDA
Exercer une activité de formation sans NDA, alors que vous remplissez les critères de la formation professionnelle, expose votre structure à plusieurs types de risques :
- Risque de requalification et de régularisation : en cas de contrôle, l’administration peut considérer que vous auriez dû déclarer votre activité. Elle peut vous demander de régulariser la situation et, le cas échéant, de rembourser des financements perçus à tort.
- Risque financier et commercial : sans numéro de déclaration d’activité, vos clients ne peuvent pas faire financer vos prestations par leur OPCO ou par des dispositifs publics. Vous devenez moins compétitif que les organismes déclarés et pouvez être écarté de certains marchés.
- Risque juridique et réputationnel : en cas de litige avec un stagiaire, un financeur ou une entreprise, l’absence de NDA peut être interprétée comme une volonté de contourner la réglementation. Les sanctions peuvent aller d’une mise en demeure à des poursuites pénales en cas de fraude, notamment si des fonds publics sont en jeu.
Disposer d’un NDA n’est donc pas une simple formalité. C’est la condition pour exercer sereinement, sécuriser vos financements et construire une activité de formation crédible et durable.
Obtenir son numéro de déclaration d’activité : les étapes administratives
1. Préparer son dossier : conditions préalables et premières actions
La DREETS ne délivre un NDA qu’aux prestataires ayant déjà réalisé au moins une première action de formation professionnelle facturée. Cette action doit relever de la formation continue.
Avant de déposer votre demande, vous devez donc :
- rédiger un programme de formation structuré (objectifs, public visé, durée, modalités, évaluation) ;
- formaliser une convention ou un contrat de formation conforme au Code du travail ;
- animer effectivement la session prévue, puis établir une facture à votre client professionnel ou à votre stagiaire.
Ces éléments prouvent que votre activité de formation est réelle. Ils seront demandés par la DREETS pour instruire votre dossier.
Les erreurs fréquentes à éviter :
- déposer un dossier sans avoir réalisé de première action de formation ;
- utiliser un modèle de convention incomplet ou non conforme ;
- présenter comme « prestation de conseil » ce qui relève en réalité d’une action de formation.
2. Constituer le dossier de déclaration d’activité
Une fois la première action réalisée, vous pouvez constituer votre dossier de déclaration d’activité. L’objectif est de démontrer que votre organisme dispose d’une existence juridique, d’une activité effective et d’un cadre pédagogique identifié.
Le dossier type demandé par la DREETS comprend généralement :
- le formulaire de déclaration d’activité (Cerfa) complété et signé ;
- un extrait d’immatriculation de la structure (Kbis, extrait INSEE, justificatif pour un indépendant) ;
- la copie de la convention ou du contrat de formation relatif à la première action ;
- la facture correspondante, prouvant la facturation de la prestation de formation ;
- le programme détaillé de l’action (objectifs, séquences, méthodes pédagogiques, moyens d’évaluation) ;
- une présentation synthétique de l’organisme (coordonnées, statut juridique, domaines de formation, moyens humains et matériels).
Selon votre situation, des pièces complémentaires peuvent être demandées (statuts d’association, mandat de représentation, attestation d’hébergement, délégation de signature, etc.).
Pour gagner en efficacité, il est utile de créer un dossier numérique dédié avec une nomenclature claire des fichiers. Vous pourrez le réutiliser pour vos futures mises à jour administratives.
3. Déposer sa demande de NDA auprès de la DREETS
Le dépôt de la demande de numéro de déclaration d’activité se fait auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) du lieu du siège social de l’organisme. Vous disposez d’un délai légal de 3 mois après la première convention ou contrat de formation pour effectuer cette démarche.
Selon les régions, la transmission du dossier peut se faire :
- par voie dématérialisée via un portail en ligne dédié, lorsque celui-ci existe ;
- par envoi postal en recommandé avec accusé de réception ;
- ou, plus rarement, par dépôt physique sur rendez-vous.
Les délais d’instruction annoncés sont en général de quelques semaines, mais peuvent varier selon la période et le volume de demandes. Il est donc prudent d’anticiper cette temporalité dans votre plan de développement.
Conservez systématiquement la preuve de dépôt (accusé de réception postal ou récépissé en ligne) et suivez vos échanges avec l’administration. Cette traçabilité pourra être utile en cas de contrôle ou de contestation.
4. Suite du dépôt : attribution, compléments ou refus
Après réception du dossier, la DREETS vérifie la conformité de votre demande de NDA. Plusieurs situations sont possibles.
- Attribution du numéro : si le dossier est complet et conforme, vous recevez une notification (courrier ou courriel) avec votre numéro de déclaration d’activité. À compter de cette date, ce numéro doit figurer sur vos conventions, contrats et factures de formation.
- Demande de compléments : si certains éléments sont manquants ou peu clairs, l’administration peut vous demander des précisions ou des pièces supplémentaires dans un délai donné. Un retour rapide et structuré facilite l’instruction.
- Refus : la décision est motivée (absence de première action réelle, documents non conformes, activité ne relevant pas de la formation professionnelle continue, etc.). Vous pouvez alors corriger les points soulevés et déposer un nouveau dossier lorsque les conditions sont réunies.
Adopter une posture de coopération et répondre précisément aux demandes de la DREETS contribue à montrer le sérieux de votre démarche.
5. Maintenir son NDA dans la durée
Obtenir un NDA marque le début d’une relation suivie avec l’administration. Pour conserver ce numéro, vous devez respecter plusieurs obligations dans la durée.
Chaque année, vous devez transmettre un bilan pédagogique et financier (BPF) récapitulant votre activité : nombre de stagiaires, heures de formation, chiffre d’affaires par type d’action, nature des financements mobilisés, etc. Ce bilan permet aux pouvoirs publics de suivre l’évolution de l’offre de formation et les flux financiers associés.
Pour faciliter cette démarche, il est recommandé de mettre en place dès le départ une organisation rigoureuse :
- archivage systématique des conventions, feuilles d’émargement, évaluations, attestations de présence ;
- suivi précis des financements (OPCO, entreprises, fonds publics) ;
- mise à jour régulière des programmes et supports pédagogiques.
Vous devez également informer la DREETS de tout changement significatif (raison sociale, adresse du siège, dirigeants, domaine principal d’activité). À défaut, votre NDA peut être suspendu ou annulé.
Du NDA aux financements : articuler obligations légales, Qualiopi et dispositifs de prise en charge
NDA, Qualiopi et financements : comment ça s’articule ?
Deux niveaux de conformité structurent aujourd’hui l’activité d’un organisme de formation :
- Le NDA atteste que vous êtes déclaré comme prestataire de formation professionnelle auprès de l’État.
- La certification Qualiopi atteste de la qualité de vos processus lorsqu’une formation est financée par des fonds publics ou mutualisés.
Dans la plupart des cas, le parcours logique est le suivant :
- Réaliser une première action de formation et obtenir son NDA auprès de la DREETS.
- Structurer son offre et ses processus (programmes, conventions, suivi des stagiaires, évaluations).
- Se faire certifier Qualiopi pour permettre la prise en charge de vos actions par les OPCO, le CPF, Pôle emploi, les régions, etc.
Sans NDA, vous ne pouvez pas être reconnu comme organisme de formation. Sans Qualiopi (lorsqu’elle est requise), vos actions ne peuvent pas bénéficier de financements publics ou mutualisés, même si vous disposez d’un numéro de déclaration d’activité.
Mobiliser les financements (OPCO, CPF, alternance) grâce à son NDA
Une fois votre NDA obtenu et, le cas échéant, la certification Qualiopi acquise, vous pouvez aider vos clients à mobiliser différents dispositifs de financement.
- OPCO : les entreprises peuvent solliciter la prise en charge des coûts pédagogiques auprès de leur opérateur de compétences. Pour cela, vos devis et programmes doivent être suffisamment détaillés (objectifs, contenu, durée, modalités, coûts) pour justifier la demande.
- CPF : pour être éligibles au compte personnel de formation, vos actions doivent respecter des critères spécifiques (formation certifiante ou inscrite dans une liste, référencement sur la plateforme dédiée, etc.). Le NDA est un prérequis, mais il doit être complété par ces démarches supplémentaires.
- Alternance et apprentissage : dans le cadre de contrats d’apprentissage ou de professionnalisation, le NDA (classique ou NDA CFA selon le cas) permet la prise en charge des frais pédagogiques par les OPCO, sous réserve du respect des règles propres à l’alternance.
Votre rôle d’organisme de formation consiste à traduire ces exigences administratives en parcours concrets pour les apprenants et en plans de développement des compétences pour les entreprises.
Structurer son organisme de formation autour de son NDA
Le NDA n’est pas qu’un numéro à afficher. C’est le socle autour duquel vous allez organiser votre activité de formation.
Sur le plan pédagogique, il s’agit de :
- définir des parcours clairs (objectifs, publics visés, prérequis, modalités en présentiel ou à distance, méthodes d’évaluation) ;
- documenter chaque action de formation (programme, déroulé, supports, modalités de suivi et d’évaluation) ;
- formaliser les engagements de chacun via des conventions ou contrats de formation.
Sur le plan organisationnel, la mise en place de modèles de documents (conventions, feuilles d’émargement, questionnaires de satisfaction, attestations de fin de formation) facilite le suivi de vos actions et la préparation du BPF. Ces éléments constituent également une base solide pour un futur audit Qualiopi ou un contrôle de la DREETS.
Être accompagné pour sécuriser son NDA et développer son organisme de formation
Entre les aspects juridiques, administratifs et pédagogiques, le parcours allant de la première action de formation à un organisme structuré peut s’avérer technique et chronophage. Un accompagnement spécialisé peut vous aider à :
- qualifier votre projet au regard du Code du travail (formation professionnelle, apprentissage, bilan de compétences, VAE, etc.) ;
- construire une première action conforme et constituer un dossier de déclaration d’activité complet ;
- mettre en place les processus nécessaires pour sécuriser votre NDA dans la durée (suivi administratif, BPF, mise à jour des informations) ;
- préparer la certification Qualiopi et organiser vos relations avec les principaux financeurs.
En structurant ainsi votre démarche, le numéro de déclaration d’activité devient un véritable levier de développement pour votre organisme de formation, et non une simple contrainte réglementaire.