Quelles sont les obligations juridiques d’un organisme de formation ?

Dans un environnement réglementaire en constante évolution, les organismes de formation doivent composer avec un cadre légal dense tout en préservant la qualité de leurs prestations. Respecter ces règles ne relève pas uniquement de la conformité : c’est un levier pour sécuriser son activité, accéder aux financements et renforcer sa crédibilité. Cet article propose une vue d’ensemble structurée des principales obligations qui s’imposent aux organismes de formation, afin de vous aider à piloter votre structure dans la durée.

Obligations légales de base pour tout organisme de formation

Déclarer son activité auprès de la DREETS : conditions, démarches et risques

Avant toute prestation, vous devez vous déclarer comme organisme de formation auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS). Sans cette déclaration, vous ne pouvez pas intervenir au titre de la formation professionnelle continue ni faire financer vos actions.

Dans les trois mois suivant la première convention ou le premier contrat de formation, vous devez transmettre notamment :

• un extrait Kbis ou les statuts de la structure ;
• le programme détaillé de la formation ;
• le CV des formateurs ;
• un modèle de convention et de règlement intérieur ;
• le premier contrat ou la première convention signée.

La DREETS vérifie la réalité de l’activité, la cohérence du projet pédagogique et la conformité au Code du travail. En cas d’absence de déclaration ou de retard :

• vos actions ne peuvent pas être financées par les opérateurs de compétences (OPCO) ou autres financeurs ;
• vos factures peuvent être contestées ;
• vous vous exposez à des sanctions administratives et à des contrôles renforcés, régulièrement rappelés dans les bilans de la DARES.

Numéro de déclaration d’activité, NDA-CFA : bien distinguer les statuts

Une fois votre dossier accepté, l’administration vous attribue un numéro de déclaration d’activité (NDA). Ce numéro :

• doit figurer sur vos conventions, contrats, factures et supports commerciaux ;
• atteste de votre enregistrement officiel, sans constituer un label qualité.

Si vous dispensez des formations en apprentissage, vous obtenez un NDA-CFA, lié au statut de centre de formation d’apprentis (CFA). Ce statut implique :

• un suivi renforcé des alternants ;
• des conventions spécifiques avec les entreprises d’accueil ;
• des obligations de remontée de données statistiques aux autorités régionales et à France Compétences.

Comprendre ces statuts est essentiel pour organiser votre activité, anticiper les contrôles et accéder aux dispositifs de financement adaptés.

Informer le public : programme, objectifs, tarifs et accessibilité

L’information préalable des bénéficiaires est une obligation légale. Avant toute inscription, vous devez mettre à disposition, sur vos supports (site web, plaquettes, devis) au minimum :

• les objectifs pédagogiques ;
• le public visé et les prérequis ;
• le contenu détaillé et la durée ;
• les modalités pédagogiques et d’évaluation ;
• les tarifs et les conditions financières.

Vous devez également préciser les conditions d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap :

• aménagements possibles ;
• conditions d’accueil ;
• coordonnées du référent handicap, le cas échéant.

Les rapports sur l’accessibilité de la formation professionnelle, relayés par la Direction générale de l’emploi et de la formation professionnelle, montrent que cette transparence est devenue un critère de sélection pour de nombreux financeurs. Un programme clair, des objectifs lisibles et des tarifs expliqués limitent par ailleurs les litiges et sécurisent la relation commerciale.

Contrats, conventions et CGV : mentions obligatoires

Chaque action doit être formalisée par un document contractuel :

• convention de formation avec une entreprise ;
• contrat de formation pour un particulier ;
• contrat d’apprentissage pour un alternant.

Ces documents doivent notamment préciser :

• l’intitulé de l’action et ses objectifs ;
• la durée, le rythme et les modalités de réalisation (présentiel, distanciel, hybride) ;
• le prix, les modalités de règlement et les conditions de prise en charge par un financeur ;
• les conditions d’annulation, de report, d’abandon ;
• les dispositions relatives à la protection des données et au traitement des réclamations.

Vos conditions générales de vente (CGV) complètent ce cadre en fixant les règles communes à toutes vos prestations. En cas de contrôle, l’administration vérifie la cohérence entre :

• vos conventions et contrats ;
• vos programmes et supports pédagogiques ;
• la réalité des prestations facturées.

Les études de la Cour des comptes rappellent que des irrégularités contractuelles peuvent entraîner des refus de financement ou des demandes de remboursement.

Traçabilité et gestion des preuves : présence, réalisation, résultats

La traçabilité est au cœur de votre sécurité juridique. Vous devez être en mesure de prouver :

• que la formation a eu lieu ;
• qu’elle a été réalisée dans les conditions prévues ;
• que les participants ont effectivement suivi le parcours.

Pour chaque action, conservez notamment :

• les convocations ;
• les feuilles d’émargement signées ou leurs équivalents numériques sécurisés ;
• les supports remis ;
• les évaluations des acquis ;
• les attestations de fin de formation ou certificats délivrés.

Ces pièces sont demandées par les financeurs pour justifier les dépenses, mais aussi par l’administration en cas de contrôle. Elles permettent de répondre à toute contestation sur le temps passé en formation ou la réalité des prestations.

Protection des données personnelles (RGPD)

Chaque inscription génère des données personnelles : identité des stagiaires, coordonnées des entreprises, résultats d’évaluation, informations sur les parcours d’alternance, etc. En tant qu’organisme de formation, vous êtes responsable de traitement au sens du RGPD.

Vous devez notamment :

• informer les personnes des finalités de la collecte (gestion administrative, suivi pédagogique, reporting aux financeurs) ;
• préciser la durée de conservation des données ;
• expliquer leurs droits (accès, rectification, opposition, effacement, limitation) et la façon de les exercer ;
• sécuriser les bases de données et limiter les accès aux seules personnes habilitées ;
• encadrer les sous-traitants (LMS, outils de visioconférence, CRM, paie) par des contrats conformes.

La CNIL recommande une vigilance accrue pour les dossiers d’alternants, qui combinent données scolaires, professionnelles et parfois sociales. Une fuite ou un traitement non conforme peut engager votre responsabilité civile et pénale. Intégrer le RGPD dans vos procédures internes est donc un enjeu central.

Qualité, financements et apprentissage : obligations qui structurent votre modèle économique

Au-delà des obligations légales de base, l’accès aux financements publics ou mutualisés et le développement de l’apprentissage imposent de respecter des exigences supplémentaires. Elles ne relèvent pas toujours directement du Code du travail, mais conditionnent votre capacité à vendre et à financer vos formations.

Certification Qualiopi : condition d’accès aux financements publics et mutualisés

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est indispensable pour bénéficier :

• des financements des OPCO ;
• des aides de l’État et des Régions ;
• des financements de certains dispositifs gérés par France Compétences.

Sans Qualiopi, vous ne pouvez généralement travailler qu’en financement direct par les entreprises ou les particuliers.

La certification repose sur un référentiel national qualité structuré autour de plusieurs critères, dont :

• l’information du public ;
• l’adaptation des prestations aux besoins ;
• la qualification des formateurs ;
• la prise en compte des retours des parties prenantes ;
• l’amélioration continue.

Chaque critère se décline en indicateurs, associés à des preuves attendues :

• procédures internes ;
• supports pédagogiques ;
• comptes rendus d’évaluation ;
• plans d’action qualité, etc.

La certification est délivrée par un organisme accrédité, à l’issue d’un audit initial puis d’audits de surveillance. Au-delà de l’aspect réglementaire, elle est devenue un véritable argument commercial : de nombreux financeurs refusent de conventionner avec des prestataires non certifiés, même lorsque la loi ne l’impose pas formellement.

Exigences des financeurs (OPCO, Régions, France Compétences)

Les obligations liées aux financements complètent les obligations légales. Chaque financeur applique ses propres règles :

• formats de devis et de conventions ;
• modalités de facturation ;
• justificatifs pédagogiques attendus ;
• modalités de reporting (assiduité, résultats, insertion).

Quelques exemples :

• les OPCO vérifient la cohérence entre programme, profil des stagiaires et objectifs opérationnels ;
• les Régions exigent souvent un suivi statistique fin pour les demandeurs d’emploi (taux de présence, taux de sortie positive, insertion à 6 mois) ;
• France Compétences publie des données de pilotage et renforce les contrôles sur l’utilisation des fonds.

Vous devez être en mesure de produire, à tout moment :

• conventions et contrats signés ;
• feuilles d’émargement ;
• évaluations des acquis ;
• attestations de fin de formation ;
• bilans pédagogiques et financiers.

Les rapports de la Cour des comptes rappellent que des irrégularités documentaires peuvent conduire à des demandes de remboursement importantes, voire à une exclusion de certains dispositifs de financement.

Spécificités des CFA et de l’apprentissage

Lorsqu’un organisme développe une activité d’apprentissage et obtient un NDA-CFA, ses obligations se renforcent. Un CFA doit notamment :

• conclure des conventions avec les entreprises d’accueil, précisant :
• les missions confiées à l’alternant ;
• les compétences à acquérir ;
• les modalités de liaison entre maître d’apprentissage et équipe pédagogique ;
• désigner un référent handicap chargé de coordonner les aménagements nécessaires et de garantir l’accessibilité des parcours ;
• assurer un suivi régulier des alternants (entretiens tripartites, visites en entreprise, traçabilité des difficultés et des actions correctives).

Les données de la DARES montrent que les ruptures de contrat d’apprentissage restent fréquentes. Les pouvoirs publics renforcent donc les exigences en matière de prévention des abandons et de qualité de l’accompagnement.

Obligations pédagogiques : ingénierie, évaluation et adaptation aux publics

Les financeurs et les auditeurs Qualiopi attendent des preuves d’une véritable ingénierie de formation. Un programme doit préciser :

• des objectifs opérationnels et des compétences visées ;
• les modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, mises en situation, travaux pratiques) ;
• les critères et modalités d’évaluation des acquis.

Les éléments fréquemment demandés sont :

• référentiels de compétences ;
• scénarios pédagogiques ;
• grilles d’évaluation ;
• questionnaires de satisfaction et analyses des retours.

L’adaptation aux publics est également scrutée :

• tests de positionnement ;
• parcours individualisés ;
• aménagements pour les personnes en situation de handicap ;
• prise en compte du niveau de maîtrise du français ou du numérique.

Ces exigences ont un impact direct sur vos résultats (réussite aux examens, insertion professionnelle, fidélisation des clients) et, à terme, sur la pérennité de votre modèle économique.

Santé, sécurité et règlement intérieur

Les organismes de formation sont soumis aux règles générales de santé et de sécurité au travail, que la formation se déroule dans leurs propres locaux ou chez un client. Ils doivent notamment :

• évaluer les risques ;
• mettre en place et communiquer les consignes de sécurité ;
• afficher les informations obligatoires ;
• tenir un registre des incidents le cas échéant.

Le règlement intérieur, obligatoire au-delà d’un certain seuil de stagiaires, joue un rôle central. Il doit préciser :

• les règles de discipline ;
• les mesures d’hygiène et de sécurité ;
• les sanctions possibles ;
• les droits et libertés des apprenants.

Ce document doit être communiqué avant l’inscription définitive et, si nécessaire, annexé aux conventions et contrats. En cas d’accident pendant la formation, la capacité à démontrer les mesures de prévention mises en place sera déterminante pour limiter votre responsabilité.

Prévention des abandons, discriminations et harcèlement

Les organismes de formation ont également des responsabilités en matière de risques sociaux :

• abandons massifs ;
• discriminations ;
• harcèlement moral ou sexuel.

Les financeurs analysent de plus en plus finement les taux de rupture, notamment en apprentissage, pour détecter les situations de défaut d’accompagnement. Vous devez mettre en place :

• des procédures de signalement et de traitement des situations de harcèlement ou de discrimination (sexe, origine, handicap, religion, orientation sexuelle, etc.) ;
• des voies de recours claires, rappelées dans le règlement intérieur ;
• éventuellement des référents chargés de recueillir la parole des apprenants.

La prévention des abandons suppose également :

• un suivi régulier des présences ;
• des entretiens de remobilisation ;
• des adaptations de parcours lorsque c’est possible.

Les rapports de la DARES montrent que les actions les mieux accompagnées affichent de meilleurs taux de sortie positive. Investir dans cet accompagnement permet donc à la fois de respecter vos responsabilités et d’améliorer vos résultats.

Piloter et sécuriser son organisme de formation dans la durée

Archivage et conservation des documents

Les obligations ne s’arrêtent pas à la réalisation de la formation. Vous devez organiser l’archivage de vos documents pour pouvoir justifier, dans le temps, de la réalité des actions et de la bonne utilisation des fonds.

À titre indicatif, un organisme de formation doit conserver :

• conventions, contrats et avenants ;
• factures et pièces comptables ;
• feuilles d’émargement et justificatifs d’assiduité ;
• bilans pédagogiques et financiers ;
• pièces justifiant les financements publics ou mutualisés.

La durée de conservation varie selon la nature des documents (comptable, sociale, contractuelle) et se situe le plus souvent entre 3 et 10 ans. Pour sécuriser cette obligation, il est recommandé de mettre en place :

• un plan de classement unique, partagé par l’ensemble des équipes ;
• une nomenclature de fichiers homogène ;
• une distinction claire entre originaux signés, copies numérisées et preuves électroniques (émargement en ligne, enregistrements de classes virtuelles, rapports d’évaluation).

En cas de contrôle, votre capacité à produire rapidement les pièces demandées facilite les échanges avec l’administration et limite la durée des investigations.

Contrôles administratifs et financiers : s’y préparer

Les contrôles administratifs et financiers visent à vérifier :

• la conformité de votre activité au Code du travail ;
• la bonne utilisation des fonds publics ou mutualisés ;
• la cohérence entre ce qui est déclaré, contractualisé et réalisé.

Pour vous y préparer, il est utile de :

• anticiper les questions fréquentes : réalité des actions, adéquation entre conventions, programmes, feuilles de présence et factures, justification des dépenses ;
• réaliser au moins une fois par an une revue interne de quelques dossiers : sélection aléatoire, vérification croisée des pièces, reconstitution du parcours d’un stagiaire ou d’un alternant du devis à l’attestation finale.

Le jour du contrôle, adoptez une organisation claire :

• désigner un interlocuteur unique ;
• répondre de manière factuelle ;
• transmettre les pièces dans les délais ;
• formaliser par écrit les échanges et observations.

Les rapports de la Cour des comptes montrent que les irrégularités documentaires sont l’une des premières causes de redressement et de demandes de remboursement. Une préparation sérieuse réduit ces risques et renforce votre crédibilité.

Indicateurs de performance et transparence vis-à-vis des apprenants et partenaires

La transparence sur les résultats fait désormais partie des attentes des financeurs, des entreprises clientes et des apprenants. Les indicateurs les plus suivis sont :

• taux de satisfaction ;
• taux de réussite aux examens ou certifications ;
• taux d’insertion professionnelle ou de maintien dans l’emploi ;
• taux de poursuite d’études ;
• taux d’abandon.

France Compétences publie régulièrement des données de suivi et d’évaluation des dispositifs de formation. Pour un organisme, rendre visibles ses indicateurs (site web, plaquettes, réponses aux appels d’offres) permet de démontrer l’efficacité réelle des parcours.

Sur le plan opérationnel, il est pertinent de suivre ces indicateurs :

• par action de formation ;
• par financeur ;
• par type de public (salariés, demandeurs d’emploi, alternants).

Cette granularité facilite le dialogue avec les partenaires, l’ajustement de l’offre et l’analyse des situations à risque (par exemple un taux d’abandon inhabituellement élevé sur une session).

Structurer la conformité : procédures internes, veille réglementaire, formation des équipes

Pour être durable, la conformité ne peut pas reposer sur une seule personne. Il est nécessaire de la traduire en procédures internes claires. Par exemple :

• qui rédige et signe les conventions ;
• qui contrôle les feuilles d’émargement ;
• qui valide les factures ;
• qui gère les demandes liées aux données personnelles ;
• qui prépare les dossiers en cas de contrôle.

Une bonne pratique consiste à formaliser ces règles dans un manuel de procédures ou une « bible qualité » :

• description étape par étape des processus clés ;
• modèles de documents associés ;
• liste des preuves à conserver.

Ce document sert de référence lors des audits Qualiopi comme lors des contrôles administratifs.

La veille réglementaire est l’autre pilier. Le cadre de la formation professionnelle évolue régulièrement (modalités de financement, critères qualité, accessibilité, RGPD, etc.). Il est utile de :

• désigner un référent juridique ou qualité chargé de suivre les actualités officielles ;
• diffuser l’information en interne de manière structurée ;
• organiser des sessions de formation régulières pour les équipes pédagogiques, administratives et commerciales.

Externaliser certaines fonctions : s’appuyer sur des experts tout en restant pilote

Selon la taille de la structure, il n’est pas toujours possible d’internaliser toutes les compétences nécessaires. Le recours à des experts externes peut alors sécuriser votre démarche, à condition de garder la main sur les décisions.

Les besoins les plus fréquents concernent :

• la rédaction ou l’actualisation des contrats, conventions et CGV ;
• l’accompagnement à la certification Qualiopi ;
• la mise en conformité RGPD ;
• la préparation aux contrôles administratifs et financiers.

Des spécialistes de la formation professionnelle peuvent vous aider à traduire les exigences légales et celles des financeurs en outils concrets :

• modèles de documents ;
• tableaux de bord ;
• procédures de contrôle interne.

L’externalisation n’exonère toutefois pas l’organisme de sa responsabilité. Il est donc essentiel :

• d’encadrer ces missions par des contrats précis ;
• de vérifier les références des prestataires ;
• de conserver la décision finale sur les choix stratégiques.

Comment Alterneo accompagne les organismes de formation et futurs CFA

Dans ce contexte exigeant, Alterneo accompagne les organismes de formation et les porteurs de projet de CFA qui souhaitent structurer leurs obligations sans perdre de vue leur projet pédagogique et économique. L’approche part de votre réalité :

• taille de la structure ;
• publics visés ;
• modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, alternance) ;
• ambitions de développement.

Alterneo intervient notamment sur :

• la cartographie de vos risques juridiques ;
• la mise en place de vos procédures internes ;
• la préparation et le maintien de la certification Qualiopi ;
• la structuration des relations avec les financeurs.

Pour les projets de création ou de transformation en CFA, l’accompagnement intègre les spécificités liées à l’apprentissage :

• rédaction des conventions tripartites ;
• organisation du suivi des alternants ;
• mise en place des obligations renforcées de traçabilité et de reporting.

En combinant expertise juridique, expérience opérationnelle et connaissance des attentes des autorités de contrôle, Alterneo aide les dirigeants à piloter leur organisme dans la durée, avec une vision claire et assumée de leurs obligations.

Respecter les obligations juridiques d’un organisme de formation est un enjeu majeur pour garantir sa viabilité, son accès aux financements et la confiance de ses partenaires. En structurant vos procédures, en organisant votre traçabilité et en assurant une veille réglementaire régulière, vous pouvez transformer ces contraintes en véritables leviers de pilotage. Alterneo se positionne comme un partenaire pour sécuriser et développer votre projet, notamment si vous envisagez de créer ou de transformer un CFA. N’hésitez pas à nous contacter pour étudier ensemble la meilleure façon de sécuriser et de faire grandir votre organisme de formation.